時短で働いて4か月。日に日に拾うボールの数が増えている気がします。
なので、限られた時間の中でどう動くか、みたいなとこが時短勤務の鍵になるわけですが、とにかく時間が無いので、素早く動きまくってそのうえで削れるものを削っています。
せっかくなので、削れる業務はなにか、ということで整理してみます。
■ メールの返信
まず社員どうしでメールを送ることはほとんどないです。
チャットか、メールへのコメントです。
手前みそですが、自社サービスでは外部からのメールを一つのフォルダで共有して、そのメールに対してコメントでやり取りできる機能があり、それで細かなコミュニケーションのほとんどが済んでいます。すごい楽。
社外の人にはメール返信しますが、それも悩まずすぐに返す、というのを心がけてます。迷ってたらすぐに止まるし忘れるので。
最近、いろんなコミュニティのSlackに入りすぎて、ワークスペースが増えすぎたのが個人的な課題です。
なんとなく、データ貼っておきます。
■ 会議に出ない
極力避けています。
避けられないものは仕方ないのですが、なるべく長時間・大人数での会議はしたくありません。得るものが少なくて、時間だけが取られることが多いからです。10分、15分の打ち合わせは大歓迎です。
会議については、SmartHRさんがまた何かやるみたいです。面白そうですね。
■ 電話
会社の方針だと思いますが、あまり表立って電話番号を開示していません。
必要なサービスなら検索して探す時代に、いまどき、電話で営業かけてくる会社もどうかと思うし、だいたいの場合、無駄になることが多いので。あとは、ほんと固定電話とか無くてもいいよね、と思ってます。IP電話や携帯電話なら結局いつでもどこでも出られるし。
どうしても電話が必要、という方には、こんなサービスもあります。というか、営業電話を撃退したいし、ランチもみんなで行きたいなら、絶対入れたほうがいいサービスです。
■ web会議システム
会議じゃないけど、社外の人との打ち合わせはほとんどコレです。ベルフェイスかGoogleMeetかWhereby、そしてzoomが圧倒的に多いです。いまや、テレワークも一般的になりつつあるので、社内の打ち合わせでも頻繁に使います。
ベルフェイスさんの上手いところは、会議に接続するのに、必ず検索して「ベルフェイス」と打たせるところですね。（ブラウザにも）名前覚えてもらえるし、そのまま会議につながるし、非常によくできたマーケティングです。
以前は電話の延長線上でそのままテレビ会議ができます、というのが売り文句だったようですが、コロナ禍で電話がつながりにくくなった今、zoomと同じくウェブ上で完結したサービスになっているようです。
上の調査でも、会議システムは有効な施策として上位にあるので、肌感覚としてもまぁ分かります。
■ タスク管理
タスク管理も共有したらすごく楽です。メール起点のものは、Re:lationを使えば、メールをチケット化して期日設定とかできるので、それでタスク管理しています。
タスク量が少なくカンバン方式がよければ、Jootoなどがオススメです。
TrelloやAsana、Backlogなどこのタスク管理系のツールは多いですね。
メール起点じゃないタスクは主にこれで共有しています。これも共有してたら、ほかのメンバーが対応完了にしてくれたりするので、すごく便利。
家事とかは効率化しすぎるのは好きじゃないんですが、仕事の効率化の話なら大好きです。
こういうちょっとしたノウハウとか時短術って、なんか家事・育児界隈だと共有されているのに、意外と仕事となるとされていないような気もします。
いや、そういうバリバリ系をフォローしてないだけかもしれないけど。
夏休みはちゃんと取りたいです。
”毎日が夏休みだったらいいのになぁ。”
今週のお題「夏休み」
