入社してそろそろ4か月くらい経つのですが、このあたりのことをずっとやりたくてできていません。遊んでいるわけではないのですが。
規則を変えたりシステムを入れたりしても、その中身をみんながきちんと理解していないとうまく使ってくれません。だからなにかの業務フローや管理の仕方を変えるとき、システムを導入して終わり、ではなくて、正しくシステムの仕様を規則を合わせて必要に応じて改訂し、それを周知して理解してもらう必要があります。
入社前、やりたいこととして、いろいろ意気込んでいたことの一つですが、全くバックオフィスらしいことをしていません。
ここ数年で、総務などの裏方仕事も格段に効率化された、というのが外から見ていた印象としてあります。
SmartHRをはじめ、総務・人事系のポジションから転じてサービスを開発する人が増えていたり、サブスク的なビジネスや働き方改革が流行ってることもあって、実際業務支援ツール自体も増えていたりします。そういうサービスを作る側の会社でアンテナ張りつつ、自分でもどんどん社内の仕事を滑らかにしていく、というのは、案外クリエイティブで面白いです。
どっちかというと、イベント出たり、マーケやったり、プレスリリース書いたりと、最近はずっと採用やってたり、かなり前線で活躍してしまっているところがあり・・・。
内部的な仕組みを整えたいのはずっと思っていてなかなかできていない歯がゆいところになります。
なので、状況整理も兼ねて、つらつらとできていないことを書こうと思います。
就業規則について
そもそもモデル就業規則というのを厚労省が公開しています。
なので、基本はこれの通りに作っていきます。でも、導入するシステムはいろいろあるし、それぞれの会社での事情もあります。より従業員のためになる制度などがあると、採用力の強化にもなります。各社さん創意工夫をして就業規則を作っています。
就業規則をGitHubで公開している企業もありますね。ITらしい。
そうそう、規定類をバージョン管理できるシステムも探していたりします。
hubbleあたりがいいのかな、と思ってはいますがGit覚えたらできるのかな。
利用するサービスが増えると管理が煩雑になる、というのも悩みどころですね。
システムについて
勤怠システムは格段に労務管理をラクにしてくれます。
それだけでなく、管理がめんどくさい制度（時間単位有休とか、フレックスとか、時差出勤とか）そういうものを導入するハードルを下げてくれます。
あとは、勤怠に限らず、経費精算、入社手続き、給与計算なんかも一緒ですが、社員数が10人でも100人でも、1000人でも、同じ手順で同じ時間で終わる仕組みが理想です。
エクセル管理だと社員数が増えていくだけで、作業量も同じだけ増えていきます。そんな管理は嫌だ。クラウドサービスなら、だいたい1機能につき300円/人とかでできるので、やらない手はないです。
また、なるべくなら社員に手間を掛けさせないのが一番です。入退室と勤怠が連動してれば、打刻の手間は省けるし、立替経費はすべて法人カード、カードの精算情報は会計ソフトに自動連携、みたいにしていれば、経費精算の手間も省けます。
いまどき、家計簿もカード連携している世の中だし、会社の経費もそうしたいですよね。
周知・理解について
誰でも管理されるのっていやです。管理するほうも大変ですし。お互いにとってなんか不幸だな、と思うのですが、そうじゃない管理の方法を考えたいと思っています。
だれかを縛るために規則やルールがある、というよりはフェアプレーをするためにルールがあるわけで。ズルした誰かが得をするゲームとか、参加してても面白くないと思うんですが、それを整えていって、しっかりルールを伝えていくことで参加していて面白い会社にしていくのがバックオフィスの業務かなと思っています。
そのために、皆が納得する制度を、納得できる理屈で、周知していきたいです。
特に、最近は採用側に回っていて、いろんな人に入社してもらっているので、どうせならいい会社で良かったなと思ってもらいたいし、長く働いてもらいたいので、このあたりは公明正大でありたいなぁとつくづく考えています。
