新しい会社に入社して、そろそろ100時間勤務しました。（週に28時間しか働いてない）
新しく始める広告のバナーやテキスト作ったり、オウンドメディアの編集長することになったり、ライターの募集をかけたり、なぜかマーケティング周りの仕事が多いのですが、本業は総務・人事パーソンです。あ、違う。本業は主夫です。
楽になるシステム探し
AI（自動化）に仕事を奪われるみたいに言われているバックオフィス部門ですが、圧倒的に人手が足りない、小さい会社には人が来ない、でもこれからどんどん仕事が増えていくのは目に見えている、という状況の会社にとっては、最小の人数で回すために必須のシステムです。
むしろ、AIに正しく仕事をしてもらう、ために必要なのがそれが分かる使える総務パーソンなわけで。要は、正しくほっといたら業務が終わっているみたいな、洗濯機、食洗機、あるいはルンバみたいなシステムが欲しいのです。
例えば、最近の勤怠管理は、カードキーでドアを開けたら自動で打刻、最終退出を検知して退勤打刻、ができたり、windowsアカウントと紐づけてログインしたら打刻、とかできたりします。
うっかり打刻忘れてて、打刻忘れ申請して承認してもらって、みたいな手間はなくなります。もちろん、PCでの打刻もできるし、ログイン状況や入退室履歴との乖離を見たい（就業時間を減らしたい）という人は、そういうこともできます。
有給の残り日数が知りたいと思えばすぐに画面で見られるし、残業しすぎてたらシステムが勝手にアラート出してくれます。
また、最近の入退社管理は、社員が自分で情報を入力して、その入力情報をもとに必要な社会保険・雇用保険の手続きの申請書類を出すことができます。しかも郵送や窓口に行く必要もなく、ウェブ上で電子申請が可能です。これなら、わたしがオフィスに行かなくても家で情報確認して、申請ボタンをおすだけで手続き業務が終わります。
前の会社は毎月20人くらい入退社手続きが発生する入れ替わりの激しい会社だったので、そのときにこういうサービスあったら、すごく楽だったなぁと思うわけです。
これなら、家で洗濯機回しているあいだにできますね。
UIも感動的に素晴らしいです。
noteのUXも素晴らしいのですが、こないだSmartHRさんのチュートリアルを試してみたときも感動的なほど素晴らしかったです。間接部門のシステムはこれまでおしなべてダサかったので、なおさら。#smartHR pic.twitter.com/rrnyCBPKvY
— yuki ota (@lazy_planet) 2019年3月31日
契約書の管理や締結も、ウェブ上で完結できます。改変箇所を勝手に記録してくれるバージョン管理はもちろん、稟議・決裁権限規定に応じてフローを分岐させたり、相手方に郵送しなくても、電子締結という形で済ませることもできます。印紙代もかからないし、郵送費も時間も節約できていいですね。
このへんはブクマ数も多いので、みんな知っているかと思いますが、こんなような、いろんなサービスを探しています。
わたしも時短勤務で時間ないし。これなら家でもできるし。主夫もしたいし。
入社して間もないですが、各所に問い合わせて20社くらいの資料を集めてデモを聞いています。最近の営業はほとんどがオンラインでのテレビ電話（←言い方古い？）ですね。楽だし、これなら家にいても打合せできて良いですね（してないけど）。
各社のパンフレット見てるのも面白いし、営業も参考になります。
だいたい聞いているのは「あなたの会社ではどういうふうに使っていますか」です。一番使い方知ってるだろうし、最適なやり方が聞けそうなので。
下記、自社製品【PR】
上司も基本在宅なのですが、Slackもメールも使えるので特に問題なくコミュニケーション取ってます。あとは会社で作ってるサービスで情報共有しています。
（なぜかウチのサービス、URLがカード化されないので、わたしがCanvaで作った画像貼っておきます。※要望）
これ結構便利で、メール画面をみんなで共有できて、電話メモなども全て残せるし、なんなら相手がLINEで返してきても大丈夫なので、だいたいこれ見ればみんなの作業状況がわかります。
もともと対応漏れや二重対応を無くすみたいな目的のものですが、それ以上に、柔軟な働き方がしやすくなるし仕事のスピードが速くなる、という副次的な効果のほうが大きいシステムだと思っています。
この画面上で、コメント残したりして社内での小さなやり取りも生まれるので、在宅の人とも気軽なやり取りができるのもいいです。議事録も全部ここに残して、タスクの振り分けもできます。メールベースの基幹システムとしてグループウェアよりよほど便利です。
実際、これ使いこなしている社員は、わたしよりずっと若いのに超優秀で仕事がはやい。やっぱシステム大事です。
新しい人を増やしたり、私の業務時間増やすよりは、システム導入したほうがコスパいいですよ、というところと、最終的には私がいなくても回っていくようにしていきたいので、そんな感じでいろいろ導入しようよ、と提案しています。
あとは自然なルール
もちろん、システムだけではだめでちゃんとルールをしっかり作らないといけないので、そういう面倒な仕事もしなきゃなと思ってます。
ルールが自然とシステムに組み込まれていて、システムを使っていたら自然とルールが守られている、という状況にすると、「ルールのせいで縛られている」という感覚はなくなります。そういう自然なルール、社内規程をガシガシと作っていきます。
システムとセットで説明したら、周知もしやすいのです。これからは食洗機を導入します、使い方はこうで、そのためにこういうルールでみんな片づけをしようね、みたいな。
かろうじて主夫色を残しつつの、仕事エントリでした。
